home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CD ROM Paradise Collection 4 / CD ROM Paradise Collection 4 1995 Nov.iso / hobby / gim_308.zip / GIM11A.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-04-17  |  13KB  |  308 lines

  1.           CHAPTER 11     LISTS OF SIMILAR PERSONS, FAMILIES AND NOTES
  2.  
  3.                                       OR
  4.  
  5.           SEARCHING YOUR FOLDER FOR SPECIFIC INFORMATION
  6.  
  7.  
  8. PART A:  AN INTRODUCTION WITH BASIC EXAMPLES...
  9.  
  10.      AN INTRODUCTION...
  11.  
  12.           What is GIM LISTS?
  13.  
  14.                Simply put, GIM LISTS provides you with a way to search
  15.                through your folder for a list of people, families, or
  16.                notes which meet a set of criteria, such as couples with
  17.                a marriage date but no marriage place, or people who
  18.                died between the ages of, say, 15 and 18.
  19.  
  20.           Why use GIM LISTS?
  21.  
  22.                GIM LISTS is a powerful tool for finding possible errors
  23.                in your folder.  For example, you can use it to search
  24.                for persons who, according to the data in your folder,
  25.                "died" before they were born.
  26.  
  27.                GIM LISTS is a powerful tool for finding those notes
  28.                that you remember writing, but you may not remember
  29.                where you put them.  GIM LISTS can search through all
  30.                the notes in your folder for the notes you want to find.
  31.  
  32.                GIM LISTS is a powerful tool for finding those ancestors
  33.                whose LDS temple ordinances are not yet complete.  For
  34.                those researchers with an interest in LDS temple work,
  35.                GIM LISTS can spotlight those ancestors who need their
  36.                temple work done.
  37.  
  38.                GIM LISTS is a powerful tool for finding curiosities
  39.                about your data, such as the oldest man and woman in
  40.                your folder, or the youngest mother, or the longest
  41.                marriage, or the number of women named Mary.
  42.  
  43.                GIM LISTS is also able to create lists of place names
  44.                that are used in your folder, sorted in six different
  45.                styles and formats.  By looking over these place lists,
  46.                you can learn a lot about any misspellings that appear
  47.                in your folder, and whether any towns are in the wrong
  48.                counties, or in no county at all.
  49.  
  50.      A BASIC EXAMPLE...
  51.  
  52.           The best way to show what GIM LISTS is all about is to start
  53.           with a straightforward example.  Let's suppose you want to
  54.           make a list of all the German women in your folder.
  55.  
  56.           What exactly is a list?  Simply put, a "list" is a collection
  57.           of things -- either people, families, notes, or places --
  58.           that all share something in common.  Every list has a name
  59.           (such as "Farmers" or "Single Parents"), and every list is
  60.           sorted in some order (such as alphabetically by surname).
  61.  
  62.           GIM LISTS already knows about three lists, called "All
  63.           Persons", "All Families", and "All Notes".  You don't have to
  64.           do anything to create these; they always exist, and cannot be
  65.           destroyed.
  66.  
  67.           Any time you want to create a new list, you have to build it
  68.           from an existing list.  For example, you can use the list
  69.           called "All Persons" to build a list called "Germans".  Also
  70.           for example, you can use this new list ("Germans") to create
  71.           a third list called "German Women".
  72.  
  73.           To make a new list, you need to tell GIM LISTS three or four
  74.           things:
  75.  
  76.                1.  What you want to call the new list (for example,
  77.                    "German Women").
  78.  
  79.                2.  What existing list you want to use to build the new
  80.                    list (such as "All Persons").
  81.  
  82.                3.  Which members of the existing list ("All Persons")
  83.                    you want to include in the new list ("German Women")
  84.                    -- in this example, you want to include all the
  85.                    females who have the word "Germany" in any of their
  86.                    place names.
  87.  
  88.                4.  You may also want to tell GIM LISTS how to sort the
  89.                    list as it creates it.  You can leave out this piece
  90.                    of information; if you do, GIM LISTS will choose its
  91.                    own criterion for sorting the list.
  92.  
  93.           You give GIM LISTS this information with four commands.
  94.  
  95.           GIM LISTS has about two dozen commands, each of which will be
  96.           summarized in the next section ("A Glossary of GIM LISTS
  97.           Commands with Examples").  For now, we are concerned with
  98.           only five of them.
  99.  
  100. (MAKE)    1.  What to call the new list
  101.  
  102.                The first command to know about is the MAKE command.
  103.                This command is used to tell GIM LISTS what you want to
  104.                call the new list.
  105.  
  106.                To use it, type "MAKE German Women" (without quotation
  107.                marks) at the GIM LISTS prompt, and press the enter key.
  108.  
  109.                (The GIM LISTS prompt initially reads "GIM Lists > ",
  110.                but you can change it with the PROMPT command.)
  111.  
  112. (FROM)    2.  What to use to build the new list
  113.  
  114.                The second command to know about is the FROM command.
  115.                This command is used to tell GIM LISTS what existing
  116.                list to use to build the new list from.
  117.  
  118.                To use it, type "FROM All Persons" (without quotation
  119.                marks) at the GIM LISTS prompt, and press the enter key.
  120.  
  121. (WHERE)   3.  Which members to select
  122.  
  123.                The third command to know about is the WHERE command.
  124.                This command is used to tell GIM LISTS which members of
  125.                the existing list you want to include in the new list.
  126.  
  127.                To use it, type the next line at the GIM LISTS prompt
  128.                and press the enter key:
  129.  
  130.                WHERE any place contains "Germany" and gender is "F"
  131.  
  132.                (In this case, the quotation marks are essential.)
  133.  
  134. (ORDER)   4.  How to sort the new list
  135.  
  136.                The fourth command to know about is the ORDER command.
  137.  
  138.                We won't use this for the moment, just to keep the
  139.                example simple, but if you were to use it, you would
  140.                type (for example) "ORDER surname" and press return.
  141.                This would cause the new list to be sorted by last name.
  142.  
  143.           Now, look at what you've just typed:
  144.  
  145.                MAKE German Women
  146.                FROM All Persons
  147.                WHERE any place contains "Germany" and gender is "F"
  148.  
  149.           Those three lines together comprise a single thought, and
  150.           taken together, they completely tell GIM LISTS what it is you
  151.           want to find out.
  152.  
  153. (GO)      All you need to do now is tell GIM LISTS that you are ready
  154.           for it to go to work.  To do so, type the word "GO" at the
  155.           GIM LISTS prompt, and watch it go.
  156.  
  157.           When it's complete, you can use the DISPLAY command to
  158.           display the members of the list.  The DISPLAY command will be
  159.           discussed in detail below, in the section entitled "How to
  160.           Get the Most Out of the DISPLAY Command".  For now, just type
  161.           "DISPLAY" (without quotation marks) to see a list of the
  162.           German Women in your folder.
  163.  
  164.      ANOTHER BASIC EXAMPLE...
  165.  
  166.           You should read the previous basic example and make sure you
  167.           understand it.  Practice it, and practice some variations,
  168.           and then read this section.
  169.  
  170.           For this example, let's make a list of direct ancestors who
  171.           were married exactly twice.
  172.  
  173.           To start with, let's make a list of direct ancestors.  After
  174.           we've done that, we'll use that list to build another list of
  175.           people who married exactly twice.
  176.  
  177.           After reading the first example, the following GIM LISTS
  178.           commands should be more or less familiar:
  179.  
  180.           MAKE Direct Ancestors
  181.           FROM All Persons
  182.           WHERE gin NE 0
  183.  
  184.           The only surprise here is the new WHERE command, which needs
  185.           some explanation.  In a roundabout way, it tells GIM LISTS to
  186.           select only direct ancestors from the list of All Persons.
  187.  
  188. (GIN)     What is a GIN?
  189.  
  190.                Every person in your folder has a GIN number.  The GIN
  191.                numbers of direct ancestors are positive numbers, and
  192.                the GIN numbers for all the rest are zero.
  193.  
  194.                The WHERE command above selects only those GIN numbers
  195.                which are not equal to zero, which is another way of
  196.                telling GIM LISTS to only pick direct ancestors out of
  197.                the list of All Persons.
  198.  
  199.                For more information about what GIN numbers are, see the
  200.                glossary in Appendix B of this documentation.
  201.  
  202.                For more information about how to set GIN numbers, and
  203.                what to do if your direct ancestors don't have GIN
  204.                numbers, see chapter 15 of this documentation, under
  205.                the Reset-GIN function of the Utilities Area.
  206.  
  207.           What does "NE" mean?
  208.  
  209.                The word "NE" is called an operator, whereas "gin" and
  210.                "0" are operands -- things that the operator operates on.
  211.  
  212.                GIM LISTS provides scores of operators.  Some operators
  213.                represent "is not equal to"; others represent "is less
  214.                than"; others represent dates that are on or before
  215.                other dates -- such as a birth date before 1700.
  216.  
  217.                In the first example above, we saw two operators.  One
  218.                was the word "contains", and was used to find any place
  219.                that contains the word "Germany".  The other was the
  220.                word "is", which is used to find a value that is the
  221.                same as another value.  These and other operators will
  222.                be discussed in more detail below, in the section
  223.                entitled "Operators Used in WHERE Commands".
  224.  
  225.                GIM LISTS provides a number of synonyms for each
  226.                operator.  Instead of using "NE" to mean "is not equal
  227.                to", we could have used any of the following:
  228.  
  229.                <>
  230.                !=
  231.                isn't
  232.                is not equal to
  233.                doesn't equal
  234.  
  235.                ... and many others.  "<>" has meaning for Pascal and
  236.                BASIC programmers; "!=" has meaning for C programmers;
  237.                and "NE" has meaning for FORTRAN programmers.  These
  238.                provide a shorthand way of expressing the thought, but
  239.                it would have been just as effective to use this...
  240.  
  241.                WHERE gin doesn't equal 0
  242.  
  243.                ... in place of the WHERE command that we used.
  244.  
  245.           Now that we've explained the WHERE command we used above, it
  246.           should be clear that we're telling GIM LISTS to select direct
  247.           ancestors from the list of All Persons, and to put those
  248.           selections into a new list called "Direct Ancestors".
  249.  
  250.           To have this command take effect, we type "GO" and press the
  251.           enter key like we did before.
  252.  
  253.           When GIM LISTS is finished, the new list is available for our
  254.           use, and we can use it to create a second new list, which we
  255.           will call "Double Marriages".  By now you should have guessed
  256.           how the command to do so will begin:
  257.  
  258.           MAKE Double Marriages
  259.           FROM Direct Ancestors
  260.           WHERE spouses = 2
  261.  
  262.           Now again, we have a new WHERE command, and we'll explain it
  263.           briefly:
  264.  
  265.           What is "spouses"?
  266.  
  267.                "Spouses" is another operand, like "gender" and "gin".
  268.                It means "the number of times a person married", and is
  269.                a number, just like the GIN number.  All of the avail-
  270.                able operands will be discussed below, in the section
  271.                entitled "Operands Used in WHERE Commands".
  272.  
  273.           What is "="?
  274.  
  275.                Like "NE", "=" is an operator, and tests two numbers for
  276.                equality.  In this case, it is testing whether "spouses"
  277.                (the number of times a person married) is equal to 2.
  278.  
  279.                Like "NE", there are a number of synonyms available for
  280.                "=", including:
  281.  
  282.                ==
  283.                eq
  284.                equals
  285.                is equal to
  286.  
  287.                ... and many others.
  288.  
  289.           As you can see, once we type "GO" and press return, GIM LISTS
  290.           will select only those members of the "Direct Ancestors" list
  291.           who have exactly two spouses.  Everyone who shows up in this
  292.           new list will be both a direct ancestor AND will have two
  293.           spouses.
  294.  
  295.           Now, having said that, we can create this new list in one
  296.           step instead of two by combining both WHERE commands into a
  297.           single command.  Study the following set of commands to see
  298.           how this is done.
  299.  
  300.           MAKE Direct Ancestors with Two Spouses
  301.           FROM All Persons
  302.           WHERE gin ne 0 and spouses eq 2
  303.           GO
  304.  
  305.           For more information on the use of "AND" and "OR" in WHERE
  306.           commands, see the section below, entitled "Conjunctions Used
  307.           in WHERE Commands".
  308.